Projektablauf, Durchführung und Finanzen 

Was ist agiles Pilotieren?
Agiles Pilotieren ist eine aus Finnland stammende Methode zum schnellen und kurzfristigen Testen neuer Lösungen unter realen Bedingungen. Die Methode vernetzt Innovatoren aus dem privaten Sektor mit öffentlichen Institutionen und fördert die gemeinsame Entwicklung von Innovationen durch verschiedene Akteure, die dadurch ein gemeinsames Know-how aufbauen.

Was ist Ziel des Wettbewerbs?
Der Wettbewerb ist Teil des internationalen Projekts PilotInnCities, das im Rahmen des Interreg-Donauraum-Programms durchgeführt und von der Europäischen Union kofinanziert wird. Ziel ist es, innovative Smart-City-Lösungen zu identifizieren und deren Markteintritt sowie Expansion durch agiles Pilotieren zu erleichtern. Diese Ausschreibung ist kein Förder- oder Zuschussprogramm, sondern ein offenes innovatives Verfahren zur Auswahl neuer, einzigartiger Lösungen außerhalb des üblichen Marktstandards. Auf dieser Basis wird mit den siegreichen Teilnehmern ein Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung von Pilot-Testservices abgeschlossen.

Was verstehen wir unter Smart City und Smart Region?
Das PilotInnCities-Projekt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für Smart Cities und Smart Regions. Wir suchen sowohl technologische als auch nicht-technologische Lösungen, die zur Verbesserung der Lebensqualität, einer effizienteren öffentlichen Verwaltung, einer besseren Mobilität, ökologischer Nachhaltigkeit, sozialer Inklusion und anderen positiven gesellschaftlichen Veränderungen beitragen.

Wo finden die deutschen Pilotprojekte statt?
Die deutschen Pilotprojekte werden in mehreren Kommunen im Landkreis Wunsiedel stattfinden. Details dazu entnehmen Sie bitte den Projektsteckbriefen.

Wie lange dauert die Projektumsetzung?
Da es im Open Call explizit um agile Pilotprojekte geht, sind Projektlaufzeiten zwischen drei und sechs Monaten vorzusehen. Je nach Projekt kann es dabei Unterschiede geben, ob Sie direkt in die eigentliche Pilotierung starten oder noch eine Vorbereitungsphase notwendig ist. Dies wird ggf. nach Evaluation und Zuschlag des Pilotprojekts individuell vereinbart.

Wer kann teilnehmen?
Teilnahmeberechtigt sind Startups und KMU (<250 Mitarbeitende, Jahresumsatz <50 Millionen Euro). Nichtwirtschaftliche Einrichtungen können ebenfalls ein Projekt vorschlagen und einreichen. Falls sie jedoch als Gewinner ausgewählt werden, müssen sie sich während des Vertragsabschlusses als wirtschaftliches Unternehmen registrieren lassen.

Wo und wie bewerbe ich mich?
Ihre Bewerbung muss bis zum 14. April 2025, 23:59 Uhr MESZ, an die Adresse info[at]digitaleentwicklung.de eingereicht werden. Die einzureichenden Bestandteile der Bewerbung sind: Das ausgefüllte Bewerbungsformular, die ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung sowie das Elevator-Pitch-Video. Bei Fragen zu diesem Bewerbungsprozess wenden Sie sich gerne jederzeit an den unten genannten Ansprechpartner.

Wer beauftragt die Pilotprojekte?
Auftraggeber für die Pilotprojekte ist die Zentrum für Digitale Entwicklung GmbH.

Wie groß ist das Budget pro Pilotprojekt?
Die Budgets belaufen sich pro Pilotprojekt auf 5.000 oder 10.000 € inkl. MwSt. Details hierzu entnehmen Sie bitte den Projektsteckbriefen und dem Informationsblatt.

Welche Kosten können abgerechnet werden?
In den Informationen zum Wettbewerb wurden sieben Muster-Kostenkategorien eingeführt. Diese sind auf jeden Fall abrechenbar, können jedoch in den individuellen Bewerbungen um weitere Kostenkategorien ergänzt werden, sofern diese für die jeweils vorgeschlagene Lösung notwendig bzw. sinnvoll sind.

In welchen Ländern findet der Wettbewerb statt?
Der Wettbewerb läuft parallel in Deutschland, Tschechien, der Slowakei, Serbien, Ungarn und Rumänien. Jedes Land hat einen eigenen Bewerbungsprozess, spezifische Teilnahmebedingungen und ein separates Budget für die Umsetzung der agilen Piloten. Ein Teilnehmer kann sich nicht in mehreren Ländern bewerben. In jedem Land wird der Wettbewerb von den jeweiligen Projektpartnern betreut und organisiert. Wenden Sie sich bei Fragen zur Bewerbung in anderen Ländern gerne an uns.

Wie erfolgt die Bewertung?
Die eingebrachten Projektideen werden von einer unabhängigen Expertenjury bewertet. In dieser sind die vier Dimensionen der Quadruple Helix of Stakeholders vertreten (Zivilgesellschaft, Verwaltung, Wirtschaft und Hochschulen). Bewertet wird anhand der Kriterien INNOVATIONSGRAD (15 %), IMPACT (25%), PRAKTISCHE UMSETZBARKEIT (25 %), SKALIERBARKEIT (20 %) und BUDGETEFFIZIENZ (15 %). 

Was versteht der Wettbewerb unter „Citizen Science“?
Der Begriff wurde bewusst offen gelassen, um eine größtmögliche Lösungsoffenheit zu gewährleisten. Entscheidendes Kriterium soll sein, dass die Bürgerschaft in den Prozess der Datensammlung eingebunden ist.

Wie wird das Projektbudget ausbezahlt?
Die Bezahlung erfolgt auf Rechnung. Mit Vertragsabschluss wird der exakte Auszahlungsplan festgelegt. Vorgesehen ist für Deutschland ein Zahlungsplan in drei Tranchen (40 % zu Projektbeginn, 40 % zu Projektmitte und 20 % nach erfolgreichem Projektabschluss). Davon kann im Einzelfall, sofern dies sachlich begründet ist, in Abstimmung mit dem Organisator abgewichen werden.

Welche messbaren Leistungsindikatoren (KPI) sind geeignet?
Jeder Antragsteller und jedes Pilotprojekt muss eine Reihe von Leistungsindikatoren (KPI) vorschlagen, die den Erfolg des Piloten messen. Aufgrund der Vielfalt von Smart City-Lösungen müssen diese individuell an das jeweilige Projekt angepasst werden. KPI sollten sowohl quantitative Parameter als auch qualitative Veränderungen für die Zielgruppen erfassen. Sie können „harte“ oder „weiche“ Faktoren sein und entweder einmalig, wiederholt oder kontinuierlich gemessen werden. Die Daten können aus externen Quellen oder direkt durch Befragungen der Zielgruppen erhoben werden. Als anerkannte europäische Methodik für KPI wird CITYkeys empfohlen. Die KPIs müssen bereits in der Bewerbung im Kriterium „Impact“ definiert werden. Die endgültige Abstimmung der KPI mit den Organisatoren erfolgt nur bei den Gewinnerprojekten vor Vertragsabschluss.

Kann eine Nichterreichung der KPI zur Kürzung des Budgets führen?
Grundsätzlich nein. Das Konzept des agilen Pilotierens beinhaltet die Akzeptanz von Risiken und möglichen Fehlern als Lernquelle. Entscheidend ist, dass sich das Projektteam um die Erfüllung der KPI bemüht. Falls die Ziele nicht erreicht werden, müssen die Ursachen analysiert und Empfehlungen im Abschlussbericht formuliert werden.

Kann eine Nichterreichung der KPI zur Kürzung des Budgets führen?
Grundsätzlich nein. Das Konzept des agilen Pilotierens beinhaltet die Akzeptanz von Risiken und möglichen Fehlern als Lernquelle. Entscheidend ist, dass sich das Projektteam um die Erfüllung der KPI bemüht. Falls die Ziele nicht erreicht werden, müssen die Ursachen analysiert und Empfehlungen im Abschlussbericht formuliert werden.

Ist das Vertragsformular, das in Call Topic 4 erwähnt wird, für Bewerberteams zugänglich?

Ja, das in Call Topic 4 erwähnte Vertragsformular kann auf Anfrage vom Organisator zur Verfügung gestellt werden.

Technische Bedingungen

Werden bestimmte technische Standards für eine Pilotlösung vorausgesetzt?
Grundsätzlich sind die Call Topics offen formuliert, die Art der Lösung obliegt den Teilnehmenden. Bei daten- bzw. sensorikbasierten Anwendungen ist jedoch darauf zu achten, dass diese über offene, dokumentierte Schnittstellen verfügen die an ein marktübliches Dashboard angedockt werden können.  

Nach der Pilotphase

Wem gehört evtl. installierte Hardware nach der Pilotphase?
Diese Frage kann aufgrund der Offenheit der Call Topics nicht pauschal im Voraus beantwortet werden. Sie wird für jede erfolgreiche Bewerbung individuell ausgehandelt.  

 

Projektablauf, Durchführung und Finanzen 

Was ist agiles Pilotieren?
Agiles Pilotieren ist eine aus Finnland stammende Methode zum schnellen und kurzfristigen Testen neuer Lösungen unter realen Bedingungen. Die Methode vernetzt Innovatoren aus dem privaten Sektor mit öffentlichen Institutionen und fördert die gemeinsame Entwicklung von Innovationen durch verschiedene Akteure, die dadurch ein gemeinsames Know-how aufbauen.

Was ist Ziel des Wettbewerbs?
Der Wettbewerb ist Teil des internationalen Projekts PilotInnCities, das im Rahmen des Interreg-Donauraum-Programms durchgeführt und von der Europäischen Union kofinanziert wird. Ziel ist es, innovative Smart-City-Lösungen zu identifizieren und deren Markteintritt sowie Expansion durch agiles Pilotieren zu erleichtern. Diese Ausschreibung ist kein Förder- oder Zuschussprogramm, sondern ein offenes innovatives Verfahren zur Auswahl neuer, einzigartiger Lösungen außerhalb des üblichen Marktstandards. Auf dieser Basis wird mit den siegreichen Teilnehmern ein Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung von Pilot-Testservices abgeschlossen.

Was verstehen wir unter Smart City und Smart Region?
Das PilotInnCities-Projekt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für Smart Cities und Smart Regions. Wir suchen sowohl technologische als auch nicht-technologische Lösungen, die zur Verbesserung der Lebensqualität, einer effizienteren öffentlichen Verwaltung, einer besseren Mobilität, ökologischer Nachhaltigkeit, sozialer Inklusion und anderen positiven gesellschaftlichen Veränderungen beitragen.

Wo finden die deutschen Pilotprojekte statt?
Die deutschen Pilotprojekte werden in mehreren Kommunen im Landkreis Wunsiedel stattfinden. Details dazu entnehmen Sie bitte den Projektsteckbriefen.

Wie lange dauert die Projektumsetzung?
Da es im Open Call explizit um agile Pilotprojekte geht, sind Projektlaufzeiten zwischen drei und sechs Monaten vorzusehen. Je nach Projekt kann es dabei Unterschiede geben, ob Sie direkt in die eigentliche Pilotierung starten oder noch eine Vorbereitungsphase notwendig ist. Dies wird ggf. nach Evaluation und Zuschlag des Pilotprojekts individuell vereinbart.

Wer kann teilnehmen?
Teilnahmeberechtigt sind Startups und KMU (<250 Mitarbeitende, Jahresumsatz <50 Millionen Euro). Nichtwirtschaftliche Einrichtungen können ebenfalls ein Projekt vorschlagen und einreichen. Falls sie jedoch als Gewinner ausgewählt werden, müssen sie sich während des Vertragsabschlusses als wirtschaftliches Unternehmen registrieren lassen.

Wo und wie bewerbe ich mich?
Ihre Bewerbung muss bis zum 14. April 2025, 23:59 Uhr MESZ, an die Adresse info[at]digitaleentwicklung.de eingereicht werden. Die einzureichenden Bestandteile der Bewerbung sind: Das ausgefüllte Bewerbungsformular, die ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung sowie das Elevator-Pitch-Video. Bei Fragen zu diesem Bewerbungsprozess wenden Sie sich gerne jederzeit an den unten genannten Ansprechpartner.

Wer beauftragt die Pilotprojekte?
Auftraggeber für die Pilotprojekte ist die Zentrum für Digitale Entwicklung GmbH.

Wie groß ist das Budget pro Pilotprojekt?
Die Budgets belaufen sich pro Pilotprojekt auf 5.000 oder 10.000 € inkl. MwSt. Details hierzu entnehmen Sie bitte den Projektsteckbriefen und dem Informationsblatt.

Welche Kosten können abgerechnet werden?
In den Informationen zum Wettbewerb wurden sieben Muster-Kostenkategorien eingeführt. Diese sind auf jeden Fall abrechenbar, können jedoch in den individuellen Bewerbungen um weitere Kostenkategorien ergänzt werden, sofern diese für die jeweils vorgeschlagene Lösung notwendig bzw. sinnvoll sind.

In welchen Ländern findet der Wettbewerb statt?
Der Wettbewerb läuft parallel in Deutschland, Tschechien, der Slowakei, Serbien, Ungarn und Rumänien. Jedes Land hat einen eigenen Bewerbungsprozess, spezifische Teilnahmebedingungen und ein separates Budget für die Umsetzung der agilen Piloten. Ein Teilnehmer kann sich nicht in mehreren Ländern bewerben. In jedem Land wird der Wettbewerb von den jeweiligen Projektpartnern betreut und organisiert. Wenden Sie sich bei Fragen zur Bewerbung in anderen Ländern gerne an uns.

Wie erfolgt die Bewertung?
Die eingebrachten Projektideen werden von einer unabhängigen Expertenjury bewertet. In dieser sind die vier Dimensionen der Quadruple Helix of Stakeholders vertreten (Zivilgesellschaft, Verwaltung, Wirtschaft und Hochschulen). Bewertet wird anhand der Kriterien INNOVATIONSGRAD (15 %), IMPACT (25%), PRAKTISCHE UMSETZBARKEIT (25 %), SKALIERBARKEIT (20 %) und BUDGETEFFIZIENZ (15 %). 

Was versteht der Wettbewerb unter „Citizen Science“?
Der Begriff wurde bewusst offen gelassen, um eine größtmögliche Lösungsoffenheit zu gewährleisten. Entscheidendes Kriterium soll sein, dass die Bürgerschaft in den Prozess der Datensammlung eingebunden ist.

Wie wird das Projektbudget ausbezahlt?
Die Bezahlung erfolgt auf Rechnung. Mit Vertragsabschluss wird der exakte Auszahlungsplan festgelegt. Vorgesehen ist für Deutschland ein Zahlungsplan in drei Tranchen (40 % zu Projektbeginn, 40 % zu Projektmitte und 20 % nach erfolgreichem Projektabschluss). Davon kann im Einzelfall, sofern dies sachlich begründet ist, in Abstimmung mit dem Organisator abgewichen werden.

Welche messbaren Leistungsindikatoren (KPI) sind geeignet?
Jeder Antragsteller und jedes Pilotprojekt muss eine Reihe von Leistungsindikatoren (KPI) vorschlagen, die den Erfolg des Piloten messen. Aufgrund der Vielfalt von Smart City-Lösungen müssen diese individuell an das jeweilige Projekt angepasst werden. KPI sollten sowohl quantitative Parameter als auch qualitative Veränderungen für die Zielgruppen erfassen. Sie können „harte“ oder „weiche“ Faktoren sein und entweder einmalig, wiederholt oder kontinuierlich gemessen werden. Die Daten können aus externen Quellen oder direkt durch Befragungen der Zielgruppen erhoben werden. Als anerkannte europäische Methodik für KPI wird CITYkeys empfohlen. Die KPIs müssen bereits in der Bewerbung im Kriterium „Impact“ definiert werden. Die endgültige Abstimmung der KPI mit den Organisatoren erfolgt nur bei den Gewinnerprojekten vor Vertragsabschluss.

Kann eine Nichterreichung der KPI zur Kürzung des Budgets führen?
Grundsätzlich nein. Das Konzept des agilen Pilotierens beinhaltet die Akzeptanz von Risiken und möglichen Fehlern als Lernquelle. Entscheidend ist, dass sich das Projektteam um die Erfüllung der KPI bemüht. Falls die Ziele nicht erreicht werden, müssen die Ursachen analysiert und Empfehlungen im Abschlussbericht formuliert werden.

Ist das Vertragsformular, das in Call Topic 4 erwähnt wird, für Bewerberteams zugänglich?
Ja, das in Call Topic 4 erwähnte Vertragsformular kann auf Anfrage vom Organisator zur Verfügung gestellt werden.

Technische Bedingungen

Werden bestimmte technische Standards für eine Pilotlösung vorausgesetzt?
Grundsätzlich sind die Call Topics offen formuliert, die Art der Lösung obliegt den Teilnehmenden. Bei daten- bzw. sensorikbasierten Anwendungen ist jedoch darauf zu achten, dass diese über offene, dokumentierte Schnittstellen verfügen die an ein marktübliches Dashboard angedockt werden können.  

Nach der Pilotphase

Wem gehört evtl. installierte Hardware nach der Pilotphase?
Diese Frage kann aufgrund der Offenheit der Call Topics nicht pauschal im Voraus beantwortet werden. Sie wird für jede erfolgreiche Bewerbung individuell ausgehandelt.